The big five – die Technologietrends im Büro der Zukunft

KYOCERA hat die „Big Five“ der Technologietrends für das Büro der Zukunft zusammengefasst.

“Daten sind das neue Öl”, stellte die EU-Politikerin Meglena Kuneva bereits im Jahr 2009 – also lange bevor Big Data medial an Relevanz gewann – ganz richtig fest. Leider nutzen viele Unternehmen ihre eigenen Ölquellen nicht so effizient, wie es möglich wäre und verschwenden somit Zeit und Geld. Informationen schlummern in einzelnen Bereichen und werden nicht umfassend genutzt. Um flexibles und effizientes Arbeiten zu ermöglichen muss sich das ändern!

Technologietrend No. 1: Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)

Im Zuge der immer schneller wachsenden Vernetzung von bisher inselartigen Bereichen in Unternehmen nimmt der digitale Workflow in den kommenden Jahren immer konkretere Formen an. Dazu müssen alle relevanten Informationen digital vorliegen. Lösungen, die dies ermöglichen, sind sogenannte Dokumentenmanagement-Systeme (DMS).
Diese Workflow Manager erlauben es, papierbasierte Abläufe, wie Rechnungsbearbeitung, Vertragsmanagement oder Verwaltungsprozesse, digital abzubilden. Anders als in elektronischen Archiven, in denen nur ein PDF auf dem Unternehmensserver abgelegt wird, erlauben DMS das einfache Suchen und Bearbeiten von Informationen.

Technologietrend No. 2: Selbstlernende Systeme

Um dies in optimaler Form zu erreichen, sind lernende Systeme zukünftig unabdingbar. Sie optimieren die Abläufe selbstständig und unterstützen effektiv bei der Klassifizierung und Bewertung der vorliegenden Daten, beispielsweise eines Projektes.
Anhand der gesammelten „Erfahrungen“ optimieren diese Systeme ihre Ergebnisse automatisch. Für den Mitarbeiter hat das große Vorteile: Der Aufwand für einzelne Projekte wird minimiert und Routineaufgaben entfallen. Die so gewonnene Zeit können Mitarbeiter dann für andere Aufgaben nutzen.

Technologietrend No. 3: Künstliche Intelligenz (KI)

Im Büro fallen viele Aufgaben an, die zwar im Grunde nicht als trivial zub ezeichnen sind, aufgrund der Menge der zu bewertenden Daten erfordern siejedoch einen hohen Arbeitsaufwand. Vor allem, wenn diese Aufgaben zwar aus früheren Prozessen abgeleitet werden können, sich aber in den einzelnen Parametern grundsätzlich unterscheiden, können KI-gestützte-Systeme sehr hilfreich sein. Im Gegensatz zuselbstlernenden Systemen entwickelt KI eigene Strategien zur Lösung neuer Problemstellungen. Daher stellen auch schnell wechselnde Parameter für siekein Problem dar.

Technologie-Trend No. 4: Digitale Oberflächen

Visualisierte Darstellungen werden in Unternehmen weiterhin wichtig bleiben, sich aber noch deutlich verändern. Großformatige, digitale Oberflächen werden im Büro der nahen Zukunft eine entscheidende Rolle spielen. Der Grund: Der Mensch denkt und handelt in vielen Bereichen immer noch sehr analog. So erfolgt zum Beispiel die Erfassung größerer Datenmengen aus unterschiedlichen Teilbereichen im Kopf nach dem Ordner- und Karteikartensystem. Auch kreative Prozesse werden durch diese Darstellung befeuert. Die großformatigen Oberflächen haben die Funktion eines digitalen Sortiertisches, bei dem die Mitarbeiter die einzelnen Daten in gewohntem Format, ähnlich demanalogen, bearbeiten und gruppieren können. Die Oberfläche schafft mehr
Übersicht als Monitore, und hilft so, eine nahezu dreidimensional anmutende Arbeitsfläche zu erzeugen.

Technologie-Trend No. 5: Vernetzter Büroarbeitsplatz

Die Bedeutung von Vernetzung wird immer mehr zunehmen, sowohl zwischen einzelnen Unternehmensstandorten, mit Kunden oder mit Partnern, als auchinnerhalb der Büros. Der kommende Mobilfunkstandard 5G wird diese Entwicklung ebenso vorantreiben wie die Möglichkeit, per IoT (Internet of Things) praktisch alles miteinander zu verbinden und kommunikationsfähig zu machen. Vernetzungen, wie wir sie heute schon aus Büros kennen, werden künftig noch aufwändiger und interaktiver sein. Nicht nur die heute dominierenden linearen Workflows werden ausgebaut, es werden vielmehr auch parallele, vernetzte
Gruppen geschaffen, die dynamisch interagieren. Damit können schon in frühen Stadien von Arbeitsprozessen relevante Daten aus anderen Prozessen einfließen und die Arbeitsergebnisse im Entstehen adaptieren und optimieren.Zeitaufwändige, rekursive Schleifen mit fertigen Teilergebnissen werden soweitgehend vermieden.