Datenschutzgrundverordnung 2018: 10 Tipps für Österreichs Unternehmer

Die DSGVO führt in jeder Organisation zu wesentlichem Anpassungsbedarf im Zusammenhang mit Datenschutzanforderungen. Die per Gesetz definierten hohen Strafen von bis zu 20 Millionen Euro bzw. 4 Prozent des globalen Jahresumsatzes eines Unternehmens zeigen den enormen Stellenwert, der dem Thema Datenschutz zukünftig gegeben wird. Heimische Unternehmen sind daher gut beraten, diese aktuelle Übergangsfrist zu nutzen, um entsprechenden Vorbereitungen zu treffen.

Im Rahmen der DSGVO sind Unternehmen mit strengeren Pflichten zur Dokumentation ihrer Datenschutz-Compliance konfrontiert. Darüber hinaus sieht die Verordnung eine formalisierte Datenschutz-Folgenabschätzung auf IT-System-Ebene und Prozessebene vor. Dies bedeutet eine verpflichtende Erhebung und Bewertung möglicher Risiken im Zuge der Einführung neuer bzw. Änderung bestehender Prozesse oder IT-Systeme.

10 Tipps von PwC für Unternehmerinnen und Unternehmer:

1. Verstehen Sie, was Datenschutz für Ihr Unternehmen bedeutet: 
   Es ist wichtig, eine unternehmensweite Strategie für Datenschutz bzw. den Umgang mit personenbezogenen Daten zu haben. Planen und steuern Sie bewusst die Risiken und die umzusetzenden Maßnahmen.
2. Ermitteln Sie, welche Daten Sie gespeichert haben und wo sie sind:
   Sie sollten nachvollziehen können, welche Daten gesammelt werden, warum die Daten benötigt werden, wo sich die Daten befinden und wer Zugriff auf diese hat. Fragen Sie sich, was Ihre wesentlichen Datenquellen sind und wie lange Daten gespeichert werden. 
3. Verstehen Sie die Nutzung Ihrer Daten durch Dritte: 
   Die meisten Organisationen nutzen Angebote von Dienstleistern. Das können Kunden, Zulieferer, Behörden oder andere Partner sein (z.B. Rechenzentren oder externe Lohnverrechner). Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Ihre Dienstleister mit den Ihnen zur Verfügung gestellten Daten ordnungsgemäß umgehen.
4. Verstehen Sie Datenschutz- und Datensicherheitsrisiken: 
   Fragen Sie sich, welche Risiken mit der Verarbeitung von personenbezogener Daten verbunden sind. Sind es Risiken, die Sie alleine steuern können oder benötigen Sie hierfür Ihre Dienstleister. Die Risiken können sowohl organisatorischer, als auch technischer Natur sein. Ermitteln Sie auch, welche externe Faktoren Ihren Geschäftsbetrieb gefährden können und wie Sie als Unternehmen darauf reagieren. 
5. Führen Sie eine Datenschutzstrategie ein:
   Sie sollten die rechtlichen Entwicklungen im Bereich Datenschutz sowohl im Inland als auch im Ausland berücksichtigen und diese in Ihrer Unternehmensplanung und -strategie berücksichtigen. Gerade in der möglichen unterschiedlichen Auslegung der Öffnungsklauseln der einzelnen Länder, können Komplexität verursachen. 
6. Begrenzen Sie Ihre Datenmenge: 
   Verwenden Sie Ihre Daten ausschließlich zu vorher formulierten Zwecken oder für mehr? Müssen Sie Ihre Mitarbeiter in Bezug auf die Zweckbindung der Daten schulen? Wie wird dieser Umstand eingehalten? Unternehmen müssen sicherstellen, dass die von ihnen verwalteten Daten nur zu vorab definierten Zwecken genutzt werden. 
7. Verwalten Sie die Zustimmungen und Einwilligungen von externen Daten: 
   Betroffene sind berechtigt zu wissen, nicht nur wie und zu welchen Zwecken ihre persönlichen Daten genutzt werden, sondern auch mit wem die relevanten Daten geteilt werden. 
8. Modernisieren Sie Infrastruktur und IT-Governance: 
   Wie lange würde es dauern bestimmte, personenbezogene Daten in Ihrem Unternehmen zu identifizieren? Wie stellen Sie die Vollständigkeit und Richtigkeit sicher? Berücksichtigen Sie neue Anforderungen rechtzeitig in Ihrer Aufbau und Ablauforganisation („Data Breach Notification“).
9. Schaffen Sie Transparenz für Ihre Kunden und Mitarbeiter: 
   Datenschutz gilt heutzutage als ein deutliches Unterscheidungsmerkmal am Markt. Sowohl die Kunden, als auch die Mitarbeiter erwarten von Unternehmen, dass personenbezogene Daten angemessen verarbeitet werden. Die Transparenz zwischen Ihrer Organisation und Kunden / Mitarbeitern ist der Erfolgsschlüssel.
10. Ernennen Sie einen Ansprechpartner: 
    Obwohl nicht jede Organisation einen Datenschutzbeauftragten benötigt, ist es unserer Meinung nach erforderlich, einen verantwortlichen Mitarbeiter zu benennen. Dieser fungiert als Schnittstelle zu den Aufsichtsbehörden, wahrt das Datenschutzbewusstsein in Ihrem Unternehmen und überwacht die Datenschutz-Compliance.

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