In 7 Schritten zur Digitalen Transformation

Wie Sie die Digitalisierung für Ihr Unternehmen nutzen

Astrid Parth, Denise Schlatter

Datum: 15.09.2021
Ressort

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Die Digitale Transformation ermöglicht ein Umdenken in vielen Branchen und Unternehmenskulturen, sie schafft Möglichkeiten, um neue Absatzmärkte zu erschließen, Kosten zu optimieren und Prozesse zu beschleunigen.

Um den digitalen Wandel erfolgreich zu meistern und sich zu etablieren, bedarf es jedoch eines starken Rückhalts innerhalb des Teams. Es ist daher von zentraler Bedeutung, im Zuge der Umstellung am „Digital Leadership“ zu arbeiten. Es ist für Digital Leader nicht wichtig, in sämtlichen Bereichen über Detailwissen zu verfügen, sehr wohl aber die Entwicklungen und Prozesse genau zu kennen und dem Unternehmen und den Mitarbeiter*innen somit die notwendige Sicherheit zu bieten, um die Transformation erfolgreich zu meistern.

Digitalisierung muss daher vor allem im Mindset von Mitarbeiter*nnen verankert sein. Es handelt sich bei der Digitalisierung um einen Schritt in Richtung Mensch und nicht weg vom Menschen. Denn die Digitalisierung lebt von ihren Anwender*innen und ist somit nicht lediglich durch die Anschaffung der Technik oder Software von Erfolg gekrönt. Menschen aller Altersklassen zu begeistern und Mitarbeiter*innen zeitnah ins Boot zu holen, sind der Erfolgsgarant für den digitalen Wandel. Digitalisierung ist ein stetiger Prozess und wird oftmals mit der industriellen Revolution verglichen. Auch die Digitalisierung in Unternehmen gleicht einer Revolution. Nicht jede*r Mitarbeiter*in, jede*r Manager*in oder jede*r Projektpartner*in ist dem Thema gegenüber positiv aufgeschlossen.

Sie erhalten mit den folgenden sieben Punkten einen Leitfaden, um Ihr Unternehmen für die Digitalisierung fit zu machen. Um Ihre Digitale Transformation erfolgreich zu gestalten, ermöglicht Ihnen diese Digital Readiness List, einen Überblick über Ihre möglicherweise bereits implementieren Schritte zu erhalten, beziehungsweise Punkte zu identifizieren, die für Sie noch relevant sind. Verschaffen Sie sich einen Überblick und arbeiten Sie einzelne oder auch alle Punkte ab – die Reihenfolge ist hier nicht essenziell, sondern die Umsetzung:

1. Veränderung der Unternehmenskultur

Digitalisierung wird als technische Veränderung im Unternehmen angesehen. Doch die Mitarbeiter*innen müssen ebenso miteinbezogen und vorbereitet werden. Arbeitsabläufe verändern sich, die Scheu vor dem Umgang mit neuen Tools muss genommen werden. Kompetentes Change Management kann dabei helfen, die neuen Strukturen zu verankern. Oft ist auch der Blick von außen hilfreich, um blinde Flecken aufzudecken.

2. Überarbeitung und Ausbau der IT-Struktur

Bereits bestehende IT-Lösungen müssen nicht über Bord geworfen werden. Oft können Sie mit neuen Anwendungen kombiniert oder erweitert werden. Achten Sie darauf, Updates und neue Versionen von Software zu benutzen, damit ist die Anbindung an neue Systeme einfacher. Es ist ratsam, geeignete Mitarbeiter*innen zu bestimmen, die die Aktualität der verwendeten Software im Auge behalten. Sie können auch regelmäßig recherchieren, welche neuen Entwicklungen es im Digitalisierungsbereich gibt und ggf. Vorschläge in das eigene Unternehmen einbringen.

3. Optimierung der Prozesse

Bevor tatsächlich die digitale Umstellung beginnt, muss man bestehende interne Prozesse und Abläufe erfassen und diese auf Verbesserungsmöglichkeiten und Sinnhaftigkeit überprüfen. Auch der konkrete Nutzen der Digitalisierung in den einzelnen Bereichen muss klar formuliert werden können.

4. Einsatz von ERP-Systemen

ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ – eine Softwarelösung, die Unternehmen bei der Planung aller vorhandenen Ressourcen unterstützt. Alle Abteilungen können auf die Daten über die Cloud zugreifen, auch Schnittstellen zu externen Partnern sind möglich. Rechnungen oder Dokumente können elektronisch erstellt und ausgetauscht werden.

5. Cloud Computing & Papier abschaffen

Das „papierlose Büro“ ist schon länger ein gängiger Begriff und die Digitalisierung unterstützt hier maßgeblich. Das bedeutet etwa, den gesamten Schriftverkehr zu digitalisieren, Dokumente digital zu erfassen und zu archivieren, Kund*innendaten zu speichern und weiterzuverarbeiten, oder Belege über Schnittstellen mit Lieferant*innen auszutauschen. Diese Umstellung können Sie in Ihrem Unternehmen selbst durchführen oder mit Unterstützung externer Dienstleister*innen abwickeln.

6. Ausbau digitaler Kanäle (digitales Marketing, Social Media, E-Commerce …)

Nicht nur interne Prozesse werden im Zuge der Digitalisierung neugestaltet, auch die Kommunikation nach außen wird immer digitaler. Digitales Marketing und der Umgang mit Online-Shops will gelernt sein. Wichtig dabei ist, den passenden Kanal für das eigene Unternehmen zu finden und diesen professionell zu betreuen. Um dies erfolgreich umzusetzen, ist es für Unternehmen wichtig, die passenden Marketingziele festzulegen und diese regelmäßig zu tracken. Es gibt keinen universellen Marketingkanal, wichtig ist lediglich, den für die Zielgruppe passenden Kanal auszuwählen.

7. IT, Cyber Security & Datenschutz

Firewalls und Sicherheitssysteme müssen laufend aktualisiert werden, um einen entsprechenden Schutz zu gewährleisten. Doch auch der Faktor Mensch darf nicht vernachlässigt werden. Geschickte Tricks bringen sogar kompetente Mitarbeiter*innen dazu, Angreifer*innen Zugang zu Systemen zu ermöglichen. Oft reicht ein mit Viren verseuchter E-Mail-Anhang, eine Phishing-Mail aus, ein Unternehmen zu kompromittieren. Neben der technischen Absicherung müssen also auch die Mitarbeiter*innen sensibilisiert werden. Durch die vermehrte Verwendung von diversen Informationstechniken muss das Personal auch im Bereich Datenschutz sensibilisiert sein. Die seit Mai 2018 gültige Datenschutzgrundverordnung ist unumgänglich und bei Nichteinhaltung der vorgeschriebenen Maßnahmen ist mit hohen Strafen zu rechnen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie personenbezogene Daten sachgemäß speichern und informieren Sie sich über die aktuelle Rechtslage und die korrekte Ablage der Daten.

Mit der Umsetzung einiger dieser Maßnahmen ist Ihnen ein großer Schrittzu Ihrer erfolgreichen Digitalen Transformation garantiert.

Quellen:

Astrid Parth, BA MSc, Denise Schlatter, MA, Referentinnen Technologie- und InnovationsPartner WKNÖ.